😷 Help! Ons takeaway eetfestijn mag niet meer doorgaan. Wat nu?

Oost- en West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant verboden recent scholen en jeugdbewegingen om bereide maaltijden of andere producten aan huis te bezorgen. Dat was nochtans de beste, zo niet de enige, manier om geld binnen te halen voor jouw vereniging of school. Net nu je het extra goed kan gebruiken! Wat zijn de alternatieven?

Een afhaal eetfestijn of een online verkoop van pralines, wijn of bloembollen... Het is een manier van fondsenwerving die sinds de COVID-crisis op een recordtijd ingeburgerd raakte in België. Jeugdbewegingen en sportverenigingen vonden zo de ideale oplossing om coronaproof geld te verdienen. Ook scholen, serviceclubs, politieke partijen en allerhande goede doelen ontdekten de voordelen van een online verkoop: met de juiste tools is het eenvoudig in organisatie. Dankzij sociale media, e-mails en WhatsApp heb je ook een veel groter bereik dan een klassieke verkoop op papier.

Het was voor vele kleine non-profits de laatste manier om de vaste kosten te vergoeden, die ook tijdens een corona lockdown blijven lopen. Vanwege de dramatische coronacijfers kondigden enkele Vlaamse provincies onlangs helaas aan dat ook het aan huis bezorgen van maaltijden of andere producten tijdelijk verboden wordt. Dat geldt onder meer in Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Vlaams-Brabant.

Wat zijn dan je opties als vereniging of school? We zetten ze even op een rijtje.

Wat zijn de regels?

De regels variëren per provincie en zelfs per gemeente. Daarom is het belangrijk altijd toestemming te vragen aan de gemeente alvorens je een verkoop plant! Zo vermijd je onverwachte annuleringen achteraf.

Dit zijn de aankondigen rond het verbod per provincie:

Oost-Vlaanderen: Beperking op occasionele niet-commerciële verkopen in Oost-Vlaanderen
West-Vlaanderen: Occasionele verkopen door verenigingen
Vlaams-Brabant: Gouverneur reglementeert huis-aan-huis-verkoop verenigingen
Antwerpen: voorlopig geen verbod
Limburg: voorlopig geen verbod

Laatste update: 8 november 2020.

In sommige provincies is leveren en/of afhalen wel nog toegelaten als je samenwerkt met een een bedrijf. Is dat het geval, dan kan je eens informeren bij je leverancier of een lokale horecazaak. Met een beetje geluk willen zij als afhaalpunt dienen voor je verkoopactie.

Echter: lang niet alle gemeenten laten dit niet toe op hun grondgebied. Informeer je dus goed bij de gemeente voor de lokale regelgeving!

Je bent momenteel online aan het verkopen

Je hebt al aan duizenden euro's afhaalmaaltijden of koekjes verkocht en de provincie kondigt onverwacht een verbod aan. Wat nu?

We raden aan om de levering van je bestellingen uit te stellen. In Oost-Vlaanderen, bijvoorbeeld, geldt een verbod tot 13 december. Hopelijk zien de corona-cijfers er daarna beter uit en mag je opnieuw op de baan. Je kan dus aan de bestellers laten weten dat de levering later zal plaatsvinden. Communiceer een nieuwe leverdatum, maar hou hem onder voorbehoud. Niemand is namelijk zeker wat er ons nog te wachten staat. Gelukkig maken sympathisanten er zelden een probleem van wanneer de levering wordt uitgesteld. Ze hebben tenslotte besteld om jou te steunen en ze weten dat het ook voor jullie als organisatie niet makkelijk is om je aan de coronaregels aan te passen.

Het is wel van cruciaal belang hierover duidelijk te communiceren. Daarom raden we aan om een mail op te stellen met heldere taal. Zorg dat je minstens volgende vragen beantwoordt:

Waarom stel je de levering uit?
Wat is de nieuwe lever- of afhaaldatum?
Kunnen we ons geld terugvragen?
...

Verkoop je momenteel via Trooper? Dan kan je eenvoudig alle bestellers op de hoogte stellen met een mailtje. Heb je meerdere afhaalmomenten en vallen ze niet allemaal tijdens het verbod? Dan kan je eerst filteren op de mensen die kozen om voor 13 december af te halen en kan je enkel die groep een mailtje sturen.

Breng eenvoudig al je bestellers op de hoogte met een mailtje

Zelfs als alle leveringen doorgaan zoals gepland, is het een goed idee om duidelijk te communiceren naar je bestellers en potentieel nieuwe klanten.

Je biedt best steeds de mogelijkheid aan om de mensen hun geld terug te storten wanneer ze dat willen. Ook preventief alle bestellingen terugbetalen behoort tot de mogelijkheden, hoewel dat soms nogal drastisch kan zijn - je rekent tenslotte op de inkomsten van de activiteit. Terugbetalen wordt uiteraard moeilijker als je al bestellingen plaatste of andere kosten maakte. Overleg goed met je leverancier(s) of je de geplaatste bestelling nog kan annuleren! Zeker wanneer het om voedingswaren met een beperkte houdbaarheid gaat, is dit niet altijd mogelijk.

Trooper kan eventuele terugbetalingen voor jou regelen. Neem contact op met ons via de chat rechts onderaan en we helpen je graag verder! Rekeningnummers of dergelijke opvragen bij de bestellers is niet nodig.

Je bent van plan een verkoop te starten

Je bent momenteel niet aan het verkopen, maar was wel van plan om binnenkort een webshop te starten? Lees dan even verder voor meer tips.

De meest logische oplossing is dat je nu al kan starten met verkopen, maar pas levering voorziet vanaf dat de maatregelen worden opgeheven. Je kan natuurlijk nooit zeker zijn wat er daarna gebeurt, dus communiceer de data onder voorbehoud van de corona regelgeving. Moesten de regels alsnog wijzigen, kan je eenvoudig de data wijzigen en je supporters op de hoogte brengen (zie eerder).

Als je een afhaalmoment of leveringen aan huis plant, doe je dat uiteraard volledig coronaproof. Zo kan je kiezen voor een drive-in of een contactloze, individuele levering aan de deur.

Met Trooper kan je ook de keuze laten tussen verschillende afhaal- of levermomenten. Van zodra er genoeg mensen een bepaald afhaalmoment hebben gekozen, kan je het uitschakelen zodat de afhalingen mooi gespreid verlopen.

Met een Trooper webshop vermijd je drukte bij het afhalen met verschillende tijdsloten

Een tweede optie is om samen te werken met een professionele traiteur: niet alleen voor het bereiden van de maaltijden, maar ook voor het afhalen! Dat is namelijk vaak wel nog toegelaten.
Een partner van ons, Be-Fresh Catering, laat alvast weten dat hij met plezier zijn parking in Denderleeuw aanbiedt voor een drive-in eetfestijn. Misschien zijn er ook traiteurs in jouw regio die dit zien zitten. Een "nee" heb je, een "ja" kan je krijgen!

Sebbe van Be-Fresh Catering to the rescue!

‍
Er zijn ook leveranciers die producten aanbieden inclusief levering aan huis. Vaak ligt de minimum verkoopprijs daarvan wel wat hoger, om de verzendkosten te vergoeden. Het grote voordeel is uiteraard wel dat het nòg eenvoudiger wordt om een online fundraiser te organiseren (ja, het kan)! We denken bijvoorbeeld aan Bloembollenshop.com en BBQ at Home.

Ten slotte kan je ook een verkoop bedenken waarbij je helemaal niet fysiek moet leveren of afhalen. Wat dacht je bijvoorbeeld van een persoonlijk filmpje van Sinterklaas? Of digital kleurplaten door enkele getalenteerde leid(st)ers? Hou een digitale brainstorm met je vereniging en jullie ontdekken ongetwijfeld de gekste ideeën!

⚠️ Wat je ook beslist, stel steeds de veiligheid van je bestuur, je leden, leerlingen en je bestellers voorop! Volg altijd de maatregelen van de overheid op en wees verstandig bij het organiseren. #StaySafe!

Kortom, verkoop je momenteel online of plan je binnenkort een online fundraiser? Stel de levering uit tot de cijfers weer beter zijn en communiceer er duidelijk over. Als je online betalingen aanvaardt, zijn eventuele terugbetalingen zo geregeld.

Wil je graag nog meer zekerheid? Kies dan voor een takeaway eetfestijn in samenwerking met een professionele traiteur of ga voor een verkoop waarbij de levering aan huis is inbegrepen.

Start een gratis kant-en-klare webshop voor jouw school vereniging of school via http://www.trooper.be/verkoopactie.